El proceso no es el trámite. Es donde el laboratorio gana o pierde.
Hace unos meses estuve en una conferencia donde alguien explicó el FOCUS-PDCA. Y algo me enganchó de una forma distinta.
La F (Find) Encuentra el problema.
El ponente dijo algo que se me quedó: la mayoría de los laboratorios no fallan en la fase de acción. Fallan porque atacan el síntoma equivocado.
Y tiene sentido. Vemos que los resultados llegan tarde y compramos un analizador más rápido. Vemos repeticiones y culpamos al reactivo. Vemos errores y hacemos una formación. El problema real estaba en otro sitio. Siempre estaba en otro sitio.
Hoy hablamos de eso: de cómo encontrar ese sitio, de qué metodologías ayudan a no perderse, y de herramientas concretas, algunas dentro de tu LIS, otras gratuitas, que hacen que la mejora no se quede en la reunión donde se propuso.
1 · FOCUS-PDCA: primero entiende, luego actúa
El FOCUS-PDCA (Find, Organize, Clarify, Understand, Select + Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) lo desarrolló HCA para entornos clínicos. La diferencia con el PDCA clásico no está en el ciclo de acción. Está en lo que ocurre antes: una fase de diagnóstico que obliga a tener evidencia antes de mover nada.
• F (Find): algo concreto. No «el laboratorio en general». El tiempo de respuesta de troponinas en guardia. Las repeticiones de hemograma en el turno de tarde.
• O (Organize): el equipo que conoce ese proceso desde dentro, no solo el jefe de área.
• C (Clarify): el flujo real. No cómo debería ser según el manual, sino cómo ocurre de verdad.
• U (Understand): los datos. ¿El atraso es constante o aparece en un turno concreto? ¿Es siempre en el mismo equipo?
• S (Select): una intervención basada en esos datos, no en intuición.
Y a partir de ahí, el ciclo: Planificar, Hacer, Verificar, Actuar.
Lo que diferencia al FOCUS-PDCA es que obliga a tener evidencia antes de actuar. Sin eso, el laboratorio mejora por intuición, y lo que funciona por intuición no se puede replicar ni enseñar. |
Un laboratorio promedio, 80 pacientes al día. El TAT de glucosas urgentes superaba los 45 minutos. No era el analizador. La centrífuga estaba en el extremo opuesto del área de recepción. La reubicaron. TAT: 28 minutos. Ningún equipo nuevo. Ninguna app. Solo observar el flujo real. Mas alla de esto puede haber muchos casos, que si nos paramos a analizar no requiere ni de equipos nuevos ni mas personal, asi que revisa el tuyo y lo veraz. Abajo hay metodos y herramientas que te pueden servir
Al final recuerda que lo que distingue a un laboratorio que aprende de uno que solo reacciona, es la accion.
Aqui hay mas si quieres saber de este tema: Michel et al. (2023). Application of FOCUS-PDCA to critical value notification. PubMed Central
2 · Lean: lo que tus colegas ya están haciendo y tú todavía no ves
#método Lean, no lo escuché en la carrera de laboratorio clínico. Lo escuché en ingeniería industrial. Y durante mucho tiempo pensé que era de otro mundo.
Pero hay colegas que llevan años aplicándolo en el laboratorio, no hablando de él sino haciéndolo. Y lo que funciona se copia, se mejora y se adapta. Pues mira:
En el laboratorio, los desperdicios más frecuentes son invisibles porque son cotidianos:
• Movimientos innecesarios: buscar insumos que no están donde deberían, ir por una gradilla al otro extremo del banco.
• Esperas: muestras paradas en gradilla mientras el analista termina otra tarea antes de centrifugar.
• Reprocesos: repeticiones que una guía visual en el área de toma habría evitado.
• Stock excesivo: reactivos que caducan porque el pedido no refleja el consumo real.
La herramienta más sencilla para empezar es la 5S: Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar, Mantener. Requiere rigor y que el equipo entienda el porqué, no solo el qué.
Estudios de 2024-2025 en centros medianos muestran que pasar de un cumplimiento del 30% al 95% en metodología 5S transforma indicadores clave de eficiencia en menos de tres meses. Sin comprar nada. |
El punto de entrada más práctico: el diagrama de spaghetti. Sigue a un analista durante 30 minutos y dibuja su recorrido físico en el plano del laboratorio. El resultado suele ser un conjunto de líneas que se cruzan sin sentido. Ese dibujo es la evidencia de dónde el espacio está generando tiempo perdido. Es incómodo de ver. Es exactamente lo que hay que ver.
3 · El LIS que ya tienes: tres capacidades que probablemente no estás usando
Aquí es donde muchos laboratorios dejan dinero sobre la mesa sin saberlo.
El LIS no es solo el sistema donde viven los resultados. En laboratorios que lo usan bien, es la fuente de datos que permite ver los problemas antes de que el médico llame. Tres capacidades que la mayoría tiene activadas pero no explota:
TAT por sección y por turno.
Si el sistema registra hora de entrada y hora de validación, puedes saber exactamente en qué momento del día y en qué área se generan los retrasos. Hacerlo una vez al mes cambia cómo asignas tareas y dónde pones el foco.
Autovalidación con reglas configuradas.
Una glucosa normal en un paciente sin historia de diabetes y con delta check estable no necesita revisión manual. Si el LIS puede liberarla solo, el analista concentra la atención en lo que realmente la requiere. El error no aumenta. Disminuye, porque la fatiga cognitiva disminuye.
Control de calidad integrado.
El QC que solo vive en papel o en el equipo no se puede cruzar con los resultados de producción. El que vive en el LIS permite detectar derivas antes de que afecten a resultados reales. Es la diferencia entre corrección y prevención.
Caso · laboratorio de alta complejidad: |
El indicador de TAT reveló que el 60% de los retrasos en valores críticos ocurrían entre la validación técnica y la notificación al médico, no en la fase analítica. Rediseñaron el circuito de alertas. El tiempo medio de notificación pasó de 30 minutos a menos de 10. La tecnología era la misma. El proceso, no. |
¿LIS básico o antiguo? Google Sheets con datos exportados cubre el 80% de esa función para un laboratorio mediano. No es ideal. Es viable. Y es infinitamente mejor que decidir sin datos.
Dicho esto, el mercado de software de laboratorio está cambiando. Durante años el LIS fue una herramienta pasiva: registra, almacena, reporta. Lo que empieza a aparecer ahora es diferente: sistemas que no solo guardan datos sino que los usan para alertar, sugerir y guiar el proceso en tiempo real.
TenmaLab está en prelanzamiento de una nueva versión que va en esa dirección. No solo IA como etiqueta, sino utilidades concretas orientadas a la mejora de procesos: seguimiento de indicadores, alertas configurables, flujos de validación más inteligentes. Más cercano al combo que describimos arriba, pero dentro de una sola plataforma.
Si te interesa explorar si tiene sentido para tu laboratorio, están en fase de acceso anticipado. Menciona que vienes de Lab Pulse: descuento automático del 30% y acceso preferente. |
tenmalab.com · acceso anticipado disponible ahora
4 · Las herramientas que no cuestan nada y sí cambian el flujo
No necesitas un software especializado de cinco cifras para gestionar la mejora continua. Necesitas disciplina, un proceso claro y herramientas que tu equipo realmente use.
Trello · tablero Kanban para ciclos de mejora
Crea columnas: Problema detectado → En análisis (FOCUS) → Piloto en marcha → Midiendo resultados → Estandarizado. Cada ciclo de mejora es una tarjeta que se mueve. En la entrega de turno, el equipo mira el tablero y sabe exactamente en qué punto está cada iniciativa. Sin reuniones largas. Sin correos que nadie lee. trello.com
Google Forms + código QR · reporte de incidencias en tiempo real
Cuando algo falla, el técnico escanea el QR pegado en el equipo, marca dos campos y listo. Tú recibes la incidencia en tu móvil al instante. Sin papel, sin bitácoras que se pierden, sin el «yo pensé que lo habías visto tú».
El dato extra: si al final del mes quien más incidencias ha reportado recibe un reconocimiento pequeño, el reporte deja de ser una carga y se convierte en hábito. Cambia la cultura de seguridad sin discursos.
Google Forms · gratuito con cuenta Google
Notion · la wiki viva del laboratorio
Procedimientos, manuales de equipos, insertos de reactivos, fotos del área tal como debe quedar al cambio de turno. Todo en un sitio, accesible desde el móvil, con búsqueda instantánea. El analista nuevo que no encuentra el procedimiento de mantenimiento no te interrumpe: busca en Notion y lo resuelve solo. Y cuando el procedimiento cambia, lo actualizas una vez. No hay versiones en papel circulando.
notion.com · plan gratuito disponible
El combo que cierra el círculo: |
LIS exporta TAT → Google Sheets lo grafica → la gráfica se imprime y se discute en cinco minutos al inicio del turno → las acciones van a Trello → las incidencias entran por Google Forms → los procedimientos actualizados viven en Notion. |
No es un sistema complejo. Es información que fluye desde donde se genera hasta donde se necesita, sin pasos que dependan de que alguien se acuerde de contárselo a alguien.
La Lupa
Hay una trampa en la que cae la mayoría de los laboratorios cuando hablan de eficiencia: confunden automatizar con mejorar. Confunden tener herramientas con usarlas.
El cuello de botella real en la mayoría de los laboratorios no es técnico ni tecnológico. Es que nadie tiene tiempo asignado para mejorar procesos. La mejora ocurre cuando hay un incendio, no como parte del trabajo habitual. Y lo que solo ocurre en emergencias no se aprende, no se estandariza y no escala.
Asignar dos horas semanales a revisar un indicador, mover una tarjeta en Trello o actualizar un procedimiento en Notion no es lujo. Es la diferencia entre un laboratorio que mejora de forma sistemática y uno que reacciona eternamente. |
La tecnología con más impacto suele ser la que ya tienes y nunca configuraste del todo. Antes de comprar lo siguiente, revisa si lo que tienes está al 100%. Casi nunca lo está.
Recomendable de la semana
NotebookLM de Google
Sube la ISO 15189:2022, un inserto de reactivo o cualquier documento técnico largo. Escribe tus preguntas concretas. El sistema genera una conversación en audio o texto sobre exactamente lo que necesitas entender, sin leer el documento de principio a fin. Funciona en español. Puedes escucharlo en el coche o entre turnos.
Para terminar
Nadie te enseñó en la carrera que el flujo es tan parte del resultado como el analizador. Que el proceso importa tanto como la técnica. Que mejorar no es solo comprar mejor.
¿Hay un proceso en tu laboratorio que sabes que falla y llevas meses dejando para después? Esa es la próxima tarjeta del PDCA.
Si esta edición te aportó algo, dale al ❤️. Y si conoces a alguien que debería estar leyendo esto, reenvíaselo.
Nos vemos el miércoles que viene.
Lab Pulse · by Conexión Salud Digital · Cada miércoles por la mañana
Fuentes y referencias
[1] Michel et al. (2023). Application of FOCUS-PDCA methodology to improve critical value notification in clinical laboratory. https://pmc.ncbi.nlm.nih.gov/articles/PMC10518658/
[2] Şenol Y. (2025). Preanalytical errors in pediatric laboratory medicine. Turkish Journal of Biochemistry. https://www.degruyter.com/journal/key/tjb/html
[3] ISO 15189:2022 — Medical laboratories: Requirements for quality and competence. https://www.iso.org/standard/76677.html
[4] Westgard QC — Guías de control de calidad interno en laboratorio clínico. https://www.westgard.com
[5] Cruma (2025). Total Laboratory Automation y eficiencia operativa. https://www.cruma.es
[6] Digital shadow / gemelo digital en laboratorio: Sage Journals (2025). https://journals.sagepub.com/doi/10.1177/20552076251375939
Resumen · Abstract
Este artículo analiza cómo la mejora de procesos en el laboratorio clínico impacta directamente en la calidad del resultado y la eficiencia operativa, más allá de la inversión tecnológica. Se revisan cuatro áreas clave: la metodología FOCUS-PDCA aplicada al entorno clínico, los principios Lean adaptados al laboratorio, el aprovechamiento real del Sistema de Información de Laboratorio (LIS) como herramienta de mejora continua, y el uso de herramientas digitales gratuitas o de bajo coste para gestionar ciclos de mejora de forma sostenida.
Se incluyen casos documentados de reducción de TAT (turnaround time), optimización de notificación de valores críticos, y aplicación de metodología 5S en centros medianos. El artículo está dirigido a profesionales de laboratorio clínico de habla hispana: directores, bioquímicos, jefes de área y coordinadores de calidad.
Palabras clave: laboratorio clínico, mejora continua, FOCUS-PDCA, Lean laboratory, LIS, TAT, calidad analítica, ISO 15189, eficiencia operativa, gestión de procesos, herramientas digitales laboratorio.
